StoryMap : comment ça se déroule ?

Mettre en place un atelier de Story Mapping est une tâche qui n’est pas compliquée mais qui demande une certaine organisation.
Après avoir vu ensemble les fondamentaux de l’atelier de StoryMap dans un article précédent (d’ailleurs on vous conseille de l’avoir lu avant de vous lancer dans celui-ci 😉 ), nous allons découvrir ensemble les différents éléments composant ce type d’atelier.

Des prérequis à l’animation en passant par le déroulé de l’Atelier, vous connaîtrez toutes les bonnes pratiques pour mener à bien votre StoryMap.

Afin de contextualiser la lecture, la restitution du StoryMap sera présentée sous la forme d’user stories (US) réparties en plusieurs EPICs (grande famille permettant de classer au mieux les US et facilitant ainsi l’organisation du futur développement de notre projet).

Première étape du Story Mapping : les prérequis

En tout premier EPIC, nous avons les “pré-requis”. Véritable éléments fondateurs de notre StoryMap, ces éléments sont à déterminer en amont de notre atelier. Nous retrouvons à l’intérieur :

1. En tant que Product manager, j’ai défini la stratégie du produit.
   Afin de permettre d’embarquer l’ensemble des équipes dans un but commun, la stratégie du produit doit être définie au préalable.
2. En tant que Product manager, j’établis une vision produit.
   La vision produit définie la raison d’être du produit. Elle doit être une référence tout au long du projet mais aussi tout au long de notre atelier de StoryMap. Souvent résumée en une phrase, elle doit être facilement compréhensible et partagée à l’ensemble des membres des équipes.
3. En tant que Product designer, je connais mes utilisateurs afin de connaître leur profils et besoins.
   Définir un produit sans connaître ses utilisateurs finaux est une tâche quasi impossible. C’est pourquoi lors de la phase de cadrage des ateliers de personae sont organisés afin de terminer les attentes.
4. En tant que Product designer, j’identifie les irritants et problématiques des utilisateurs.
   Des ateliers sont organisés afin de déterminer les potentiels freins rencontrés par les utilisateurs finaux, le but étant de pouvoir répondre à ces freins avec notre nouveau produit.
5. En tant que Product manager, j’ai une idée du périmètre fonctionnel de mon futur produit.
   En déterminant les fonctionnalités de base du produit, il sera plus simple de le cartographier et de l’ordonner.
6. En tant qu’animateur, je suis habitué à animer ce type d’atelier.
   L’animateur joue un rôle clé dans la réussite de l’atelier. Il doit savoir fédérer pour mener à bien les objectifs du StoryMap.

Deuxième étape du Story Mapping : l’organisation de l’atelier

Une fois les prérequis établis, nous devons nous préoccuper de la préparation de l’atelier. Pour ce faire un EPIC “Organisation” est nécessaire comprenant :

1. En tant que chef de projet, j’identifie les participants et je m’assure des disponibilités des interlocuteurs clés.
   L’équipe présente lors de cet atelier est l’élément central de la réussite. Cette équipe doit représenter l’ensemble des parties prenantes du projet (sponsors, utilisateurs finaux, équipe projet, équipe de développement, devops…). Après avoir identifié les participants, il faut s’assurer que ces derniers seront bien disponibles le jour de l’atelier. Le chef de projet doit aussi veiller à proposer des horaires adaptés à ses utilisateurs pour maximiser l’efficacité.
2. En tant que chef de projet, je prévois une salle équipée agréable et propice à l’exercice.
   Quand l’atelier a lieu en présentiel, il est important d’assurer un environnement où les parties prenantes pourront échanger librement et confortablement. Le lieu devra aussi comprendre le matériel nécessaire au bon déroulé notamment un tableau et des post-it afin de noter l’ensemble des US nécessaires
   Dans le cas où l’atelier s’effectue à distance, des solutions telles que Miro sont disponibles. Elles ont l’avantage de disposer de templates de story mapping, simplifiant ainsi la préparation et la restitution de l’atelier.
3. En tant qu’animateur, je prévois le planning de mon atelier.
   Comptant entre 4h et 8h d’atelier, l’exercice peut vite se révéler fatigant pour les participants. L’animateur doit penser à prévoir suffisamment de pauses régulières pour conserver l’attention des interlocuteurs.
4. En tant qu’animateur, je dois prévoir un ice breaker.
   Les ateliers de story mapping regroupent souvent des personnes venues de services et même de sociétés différentes. Afin de permettre à l’ensemble des participants d’interagir ensemble, un ice breaker est souvent idéal en début de session.

Enfin, l’animateur peut aussi prévoir un petit déjeuner afin de rendre cet atelier encore plus agréable !

Troisième étape du Story Mapping : l’animation de l’atelier

Maintenant que nous avons bien préparé notre atelier, il est temps d’attaquer le coeur du StoryMap : l’epic “Animation et déroulement”. Cet EPIC va comprendre :

1. En tant qu’animateur, j’organise un tour de table.
   Élément essentiel du début d’atelier, le tour de table va permettre aux participants de se connaître un peu mieux. C’est le moment idéal pour proposer l’ice breaker que nous avons préparé en amont.
2. En tant qu’animateur, j’explique le déroulé de l’atelier.
   Tous les participants ne sont pas familiers avec le StoryMap, il est donc important de les rassurer en expliquant clairement le déroulé de l’atelier.
3. En tant qu’animateur, je m’assure que tous les participants ont le même niveau d’informations.
   Etant d’horizons différents, les participants n’ont peut-être pas tous les mêmes éléments concernant le projet. Il est donc important de faire un rappel de plusieurs données clés tels que l’objectif, la vision produit mais aussi les personaes. Un lexique pourra aussi être utile pour s’assurer que tous les participants aient le même niveau de compréhension.

Quatrième étape : le déroulement de l’atelier

Une fois cette première étape de présentation/mise à niveau, il est temps de commencer à réaliser notre atelier. Cela passe par plusieurs étapes :

1. En tant qu’animateur, j’aide les participants à identifier les étapes ou les grandes EPICS ou les parcours dans le temps.
   Première phase afin de bien classifier le travail à effectuer, l’identification des EPICs va permettre d’avoir une vue d’ensemble de la tâche à accomplir. On va s’assurer ainsi de commencer l’atelier sur des bases solides. Il est important de bien lister ici l’ensemble des sujets à traiter au sein du StoryMap. Classer les différents sujets dans un ordre chronologique peut aider à une meilleure lecture de l’atelier.
2. En tant qu’animateur, je donne la possibilité de travailler en groupe afin de définir les éléments composants les EPICs.
   Durant ces travaux de groupe, les participants vont devoir lister les fonctionnalités qu’ils aimeraient voir dans chacune des thématiques. Durant ces temps de réflexion, l’animateur va avoir un rôle de gardien du temps mais aussi de facilitateur pour permettre à l’équipe de ne passer à côté d’aucun sujet. L’idée de cette étape est de ne pas se restreindre dans les idées. D’autres étapes permettront plus tard d’affiner le listing.
3. En tant que participant, je présente le fruit de ma réflexion en expliquant chacun de mes post-it.
   Durant cette période, chaque participant va venir prendre la parole afin d’expliquer chacune de ses idées devant les autres membres du groupe.
4. En tant qu’équipe, je visualise les dépendances ou les manques.
   Une fois l’ensemble des post-it présentés, l’équipe peut prendre un temps pour identifier les dépendances et/ou les manques que cette première phase d’itérations a fait remonter. Ce moment d’échange permet de compléter les différents post-it et de s’assurer que tous les éléments ont bien été listés.
5. En tant qu’équipe, je priorise l’ensemble de mes fonctionnalités listées.
   Phase importante de l’atelier, elle permet d’obtenir la photo du fameux MVP du produit. La priorisation peut parfois être complexe notamment si l’équipe est importante. Il existe plusieurs moyens de simplifier cette étape notamment avec l’utilisation de gommettes sur chaque post-it.
6. En tant qu’animateur je dresse un bilan de l’atelier.
   En fin de journée et après les nombreux échanges et réflexion de l’équipe, l’animateur peut dresser le bilan du StoryMap. On y retrouve l’ensemble des décisions prises, la priorisation des différentes fonctionnalités listées. Il va de plus s’assurer que l’ensemble des participants est aligné avec tout ce qui a été dit au cours de la journée.

En bonus et si le temps restant le permet, l’animateur peut organiser un ROTI permettant de faire à chaud un retour sur le déroulé de l’atelier. Il permet notamment de mettre en avant certains axes d’améliorations pour faciliter le reste de la collaboration.