Que faire figurer dans mon cahier des charges ?

Le cahier des charges doit permettre aux prestataires de mieux connaître votre entreprise, le projet et ses enjeux. Il est donc fondamental de faciliter la compréhension de ces informations. Mais que faire figurer dans son cahier des charges et quel niveau d’exhaustivité adopter lors de sa rédaction ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Les chapitres indispensables du cahier des charges

• Un premier chapitre présente l’entreprise et les grandes lignes du projet : objectifs, attendus, enjeux et KPI (indicateurs clés de performance).
• Un deuxième expose les besoins fonctionnels, les attendus techniques et les contraintes organisationnelles qui nécessiteraient un engagement particulier de la part du prestataire.
• Enfin, le cahier des charges mentionne les informations administratives, parmi lesquelles on trouve le planning, le budget, l’organisation de la réponse (soit le déroulement de la consultation), les contacts et modalités de contact.

Les informations clés pour le prestataire

• Les premières informations consultées par un prestataire concernent le périmètre de la mission (le savoir-faire demandé) et le budget. Ces deux éléments peuvent dès le début exclure certains prestataires. Les technologies souhaitées doivent être précisées, car chaque prestataire possède des compétences particulières.
• Le planning, qui inclut les dates des livrables, permet au prestataire de vérifier s’il est réaliste par rapport à ses propres disponibilités.
• Le besoin est spécifié à la fin : en effet, il ne sera possible de le satisfaire que si tous les éléments précédents sont validés au préalable. Néanmoins, c’est l’étude du besoin qui, souvent, prend le plus de temps pour le prestataire et représente la plus grande valeur ajoutée pour le client.

Les enjeux du projet : un facteur clé de la compréhension du prestataire

Cette partie permet de se faire mieux connaître des prestataires, de leur présenter les enjeux et besoins du projet digital, ainsi que le contexte de la démarche. La présentation des besoins généraux leur offre donc une compréhension globale, en trois parties : l’entreprise, le projet et les enjeux.

• La présentation de l’entreprise est relativement courte et indique le lien entre le projet et l’activité (qui n’est pas toujours évident à comprendre). On peut aussi mentionner rapidement le secteur d’activité et la concurrence, ou pourquoi ce projet sera différenciant.
• La description du projet comporte l’existant, les données éventuelles à reprendre, puis les connexions à effectuer avec le système d’information interne. La description précise ensuite les grands axes fonctionnels, les cibles marketing, et enfin les fonctionnalités différenciantes imaginées à partir du
  retour des équipes ou des utilisateurs.
• Pour la présentation des enjeux, on mentionnera les KPI, les facteurs clés de succès, ainsi que les enjeux SEO. Ces données permettent au projet de répondre aux attentes de l’entreprise, mais aussi à celles des sponsors.

Après avoir décrit les besoins globaux, le cahier des charges spécifie le besoin et entre dans les détails.

Comment décrire son besoin ?

Il existe trois grandes catégories de besoins : fonctionnel, technique et organisationnel.

• Le besoin fonctionnel concerne l’ergonomie, le design, les enjeux de navigation, les fonctionnalités, la priorisation du besoin ainsi que les KPI.
• Le besoin technique concerne le modèle de données (par exemple s’il existe déjà un contenu, des bases de données…), les technologies envisagées (Open-source, CMS…), les connexions au SI, les outils tiers (authentification ou sécurité par exemple), le niveau des normes à respecter (accessibilité, W3C…), l’hébergement et les performances attendues.
• Le besoin organisationnel concerne la méthodologie préférée, votre disponibilité, les interlocuteurs (équipes et décideurs), l’organisation du projet (ateliers, jalons), et la nécessité de transfert de connaissance.

Comment cadrer le projet ?

Le cadre global du projet comporte des informations indispensables, qui ne doivent pas être sous-évaluées.

• Le planning et le budget : cette partie inclut un planning général, les livrables attendus pour que le prestataire puisse les prévoir, le budget des lots, les allotissements possibles et le mode de fonctionnement (budget forfaitaire, méthode agile, temps passé…).
• L’organisation du projet mentionne le planning de la réponse et les étapes de la soutenance, les livrables attendus, puis les grilles de notation qui informent le prestataire sur les critères d’évaluation. Elle inclut aussi les fonctionnalités différenciantes, les étapes de la consultation ainsi qu’une date (ou un créneau) de soutenance.
• D’autres informations sont importantes comme les contacts, les modalités de paiement et de facturation, mais aussi d’exécution, certains prestataires ne pouvant respecter certaines d’entre elles (régie, offshore, sous-traitance…).

Équilibrer le contenu du cahier des charges

Pour décrire le contenu d’un cahier des charges de refonte ou création de site Internet, l’enjeu est de trouver un juste milieu entre un besoin trop vague et trop détaillé. Ainsi, quelques notes ne seront pas suffisantes pour que le prestataire réalise une proposition. Si vous rencontrez des difficultés pour formaliser votre besoin, une mission de conseil peut aider à les définir. Inversement, un cahier des charges de 700 pages complique beaucoup la réponse. De plus, un excès de détails amène souvent une réponse d’exécution sans créativité ni conseil. Pour trouver un équilibre dans la description du contenu, on peut tout d’abord expliciter les grandes fonctionnalités sans trop les détailler. Ensuite, un exemple précis permettra de chiffrer en détail une ou deux fonctionnalités du projet, permettant de comparer finement les tarifs des réponses et leur précision. Enfin, la réponse chiffrée sur une petite partie du périmètre permettra d’ajuster le pilotage par prix ou délai.

Notez qu’un besoin spécifique pourra s’inspirer des fonctionnalités d’un autre site ou d’une autre plateforme (même dans un secteur d’activité très éloigné), appréciée par exemple pour sa navigation. N’hésitez pas à vous inspirer de ce qui vous a marqué pour votre propre site.

Les échanges avec les prestataires

Plusieurs types d’échanges sont possibles avec les prestataires. Des questions publiées sur une plateforme accessible à tous les répondants ont l’inconvénient de brider certains échanges, mais offrent l’avantage d’une égalité de traitement entre prestataires.

Inversement, un échange direct avec chaque prestataire améliore la qualité de la réponse, mais une égalité totale n’est plus assurée.

Pour diminuer ces risques, la qualification en plusieurs étapes est une méthode judicieuse, à condition de prévenir les prestataires en amont : demande de conseils sur les grandes briques, pré-soutenance, soutenance, dialogues en final…