Digital : outils et conseils pour être efficace en télétravail

Chez Kaliop, comme chez de nombreuses entreprises, nous avons activé un plan d’actions afin de garantir la sécurité des collaborateurs tout en assurant la continuité de nos services pour l’ensemble de nos clients. 

En télétravail depuis plus d’une semaine maintenant, les équipes vous partagent quelques conseils et outils pour vous aider dans cette situation exceptionnelle. Vous trouverez des astuces pour : 

• faciliter la communication à distance
• animer un atelier à distance
• élaborer des maquettes et les faire valider
• être efficace sur la partie développements
• tester vos projets avec les recommandations de notre QA

Faciliter la communication à distance entre les équipes

Certaines entreprises ont l’habitude d’avoir des collaborateurs qui font du télétravail ponctuel, voire du télétravail permanent. C’est notre cas chez Kaliop. Mais avoir quelques collaborateurs en télétravail, et gérer l’ensemble de son équipe à distance, ce n’est pas tout à fait la même chose.

Pour faciliter la collaboration entre les collaborateurs, mais aussi avec nos clients, nous avons à notre disposition plusieurs outils, en complément des canaux habituels de l’email ou du téléphone.

Les outils pour faire des visio-conférences

• Google Meet : intégré à une offre de la suite Google, c’est une solution qui fonctionne extrêmement bien, la qualité globale des appels est excellente, y compris avec de la vidéo.
• Jitsi : c’est une autre solution de visioconférence qui fonctionne très bien.
• Whereby : solution assez efficace et très élégante. Le plan gratuit permet 1 room avec 4 participants.
• Zoom : ce système de rendez-vous en ligne est de très bonne qualité, et intègre une dimension ludique (personnalisation des arrière-plans). En version gratuite, cela donne droit à 40 minutes de réunion.

Les outils pour collaborer

• Slack : plate-forme de communication collaborative qu’on ne présente plus, Slack est très pratique pour échanger rapidement à l’écrit, partager du contenu, créer des groupes de discussions…
• Discord : plateforme initialement destinée aux gamers, les serveurs Discord peuvent être utilisés afin de recréer le sentiment de groupe, et faciliter les échanges vocaux.
• Trello : est un outil de gestion de projet en ligne. Très collaboratif, il permet à chaque partie prenante de gérer son avancée au sein d’un projet global.

Animer un atelier à distance

Comment animer efficacement un atelier de conception à distance

Si vous êtes amenés à animer des ateliers de conception ou de cadrage à distance, vous pouvez suivre ces quelques conseils afin de rendre les sessions les plus productives possible :

• Préparez-vous : encore plus qu’un atelier en présentiel, un atelier à distance se prépare à l’avance. Vous allez certainement utiliser des outils lors de cet atelier, assurez vous que ceux-ci fonctionnent et qu’ils font bien ce que vous souhaitez. Cela vous fera gagner beaucoup de temps lors de l’atelier et vous enlèvera du stress.
• Faites une session de test : lorsque cela est possible, planifiez une session de test avec toutes les personnes qui participeront à l’atelier. Cela permettra de s’assurer que tout le monde a la bonne adresse, que la visio fonctionne et que les outils sont disponibles et configurés pour tout le monde.
• Demandez à chacun d’avoir sa caméra allumée : d’expérience, les personnes sont plus concentrées / investies dans une discussion lorsque la caméra est allumée. Dans la mesure du possible, et si cela ne perturbe pas la qualité globale de l’appel, demandez à chacun d’allumer sa caméra.
• Demandez à chacun de couper son micro lorsqu’il ne parle pas : cela permet d’éviter les bruits de clavier intempestifs ou que les personnes ne se coupent trop la parole.
• Permettez beaucoup de pauses : le niveau d’attention moyen d’une personne est assez court, et il a tendance à se réduire encore dans le cas d’une visioconférence. Permettez donc des pauses régulières pour que chacun puisse revenir efficace, frais et dispo !
• Interagissez avec chacun des intervenants régulièrement : afin de garder chaque personne investie dans l’atelier, et éviter que certains ne décrochent, posez régulièrement des questions à ceux qui parlent moins, en les invitant à donner leur avis. Cela vous permettra de garder tout le monde attentif.
• Demandez à chacun de faire signe lorsqu’il veut la parole : cela peut faire un peu scolaire, mais dans le cas d’un atelier à plusieurs avec des personnes un peu indisciplinées ou bavardes, leur demander de faire signe lorsqu’elles veulent intervenir permet d’organiser la prise de parole.
• Soyez intransigeant avec le suivi du temps : le time keeping est certainement encore plus important en visio qu’en présentiel. Il est très facile de se perdre dans des discussions interminables à distance, soyez donc très attentif aux temps que vous aviez imparti pour chaque moment de votre atelier.
• Plus que jamais, vous êtes l’arbitre / facilitateur : à distance, de nouvelles règles d’échange se mettent en place, et elles vont dépendre de chaque personne. Pour certains, être derrière un ordinateur et un micro libère la parole, pour d’autres, c’est un facteur inhibant. En revanche, vous êtes toujours le garant de la bonne marche des choses, et vous devez plus que jamais jouer votre rôle d’arbitre et de facilitateur de discussions.
• Idéalement, faites un binôme : dans la mesure du possible soyez deux pour animer un atelier. Une des deux personnes pourra se focaliser sur l’animation et le suivi des participants, tandis que l’autre sera plus « opérationnelle » (dessin, participation aux éléments…). L’animateur n’a pas forcément besoin de faire partie du projet.

Quels outils pour animer les ateliers à distance ?

Cette liste n’est pas du tout exhaustive, mais voici quelques outils qui permettent de remplacer les post it et autres tableaux blancs physiques que nous utilisons lors de nos ateliers.

• Trello : très pratique pour des ateliers de type story map ou ateliers de vision, dans lesquels de nombreux post it doivent être posés puis triés. Son intégration avec Jira, logiciel de suivi de tickets et de projet, en fait un plus indéniable.
• Suite Google Drive : n’hésitez pas à détourner les outils de la suite Google Drive. Sheets est par exemple très pratique pour prendre des notes en mode « post it » ou Slides pour rapidement faire des zonings. L’intérêt est qu’avec le partage, tout le monde peut facilement annoter et le document en lui même peut être  envoyé comme compte rendu.
• Awwap : ce tableau blanc virtuel et collaboratif permet de dessiner rapidement quelque chose. 
• Whimsical : service très bien intégré dans Google Drive qui permet de façon collaborative de créer des user flows ou des wireframes très rapidement. La version gratuite n’est pas trop limitative. 
• Figma : outil de design « à la Sketch » permettant de travailler de manière collaborative sur le même projet. Attention, c’est un outil plus complexe que tous ceux listés précédemment, plutôt à réserver à des gens à l’aise avec ce genre de logiciels.
• Miro : solution complète de whiteboard, permettant d’y accrocher ce que l’on souhaite. Miro propose également des outils pré-conçus comme des user journey, experience maps, story maps… Il propose aussi un module de wireframes très efficace. La version gratuite est déjà assez complète.

Design : élaborer des maquettes et les faire valider

Pour la production d’écrans, plusieurs solutions sont possibles, chacune ayant ses avantages. Cependant, dans l’ensemble, la plupart des outils “modernes” sont orientés partage et collaboration et ne devraient pas être des freins dans cette période de distanciation forcée.

Le champion du travail collaboratif : Figma

Figma est un logiciel de design sous format webapp, c’est-à-dire disponible directement dans un navigateur web. Outre des fonctionnalités avancées qui en font un excellent outil de design, c’est cette approche “web” qui en fait un service particulièrement adapté en ce moment.

Vous retrouverez dans Figma toutes les fonctionnalités que vous attendez d’un logiciel de design moderne : prototypage, symboles, interactions… Mais à cela s’ajoute la “vraie” killer feature de cette solution : le travail collaboratif en temps réel. A l’instar des outils Google Drive, vous verrez en direct bouger la souris des personnes connectées au document, et celles-ci pourront directement modifier des éléments.

Le plus gros avantage de cette solution ? Eviter les dizaines de versions différentes d’un projet lorsque l’on travaille à plusieurs. Tout le monde fait évoluer le même “master” et l’on s’assure de ne pas avoir de régression.

En revanche, cela impose beaucoup de discipline, et l’outil peut connaître quelques baisses de performance si l’on est trop nombreux ou si le fichier commence à être très volumineux.

Et pour les équipes sur Sketch ou Adobe XD ?

Devez-vous pour autant changer vos habitudes de travail durant cette période et vous lancer dans la découverte d’un nouvel outil ? La réponse est… cela dépend !

Vous pouvez voir cela comme une opportunité d’ajouter une nouvelle corde à votre arc, mais préparez vous à devoir passer un peu plus de temps au début pour faire des choses qui vous paraissent naturelles sur vos outils habituels. 

Par exemple, nos équipes qui, pour le besoin d’un projet, ont testé Figma, remarquent une augmentation de 20% du temps environ sur la première semaine. Ceci n’est qu’une estimation et se réduira progressivement, mais c’est un paramètre à prendre en compte.

En revanche, si vous souhaitez absolument rester sur vos outils habituels, il faudra certainement y adjoindre des solutions complémentaires permettant de maximiser l’efficacité.

Utiliser un outil de versioning, par exemple, semble nécessaire lorsque des designers sont à distance. A ce titre Abstract, pour Sketch, fait un excellent travail. Vous aurez certainement à travailler encore plus fortement avec les outils de partage, tels que Zeplin ou Invision : n’hésitez pas à vous servir de leurs solutions d’inspection de code très puissantes.

Enfin, c’est peut être l’occasion ou jamais de pousser vraiment dans vos équipes les approches atomiques et design system. C’est souvent un voeux pieux qui est difficile à mettre en place dans un environnement “classique”. Les circonstances imposent d’être novateurs et agiles, c’est le moment rêvé de prouver l’efficacité de ces méthodes-là !

Travailler à distance : tips de développeurs

La base du travail à distance

Les bonnes pratiques pour le travail à distance d’un développeur ne diffèrent pas des autres métiers en ce qui concerne les basics : 

• Avoir une pièce à part pour pouvoir s’isoler du reste du logement et bosser tranquillement.
• S’installer confortablement sur un vrai bureau.
• Se contraindre à une routine pour identifier les moments de travail et de repos, garder ses horaires de travail habituels.
• Ne pas hésiter à se mettre en “Ne pas déranger” pour 2 heures afin d’être concentré sans être spammé de notifications / demandes en tout genre.
• Ne pas oublier de faire des pauses régulièrement.
• Le café, très important.

Ca, c’est pour la base. Ensuite vient la partie développement à proprement parlé.

Les outils pour faire du développement à distance

Utilisez des outils de travails collaboratifs comme vscode liveshare, pour tout ce qui est pair programming / debugging à distance et ne négligez pas votre communication en utilisant les nombreuses solutions disponibles mentionnées plus haut (Discord, Slack, etc.) . Les moyens de communications indirects doivent être encore plus mis en avant : commentez et documentez votre code, cela vous évitera de nombreuses interruptions. 

Faites attention à vos environnement de développement, privilégiez des solutions locales pour vos instances web / applications en utilisant des outils comme Docker. De cette manière, vous pourrez travailler plus rapidement en évitant (si possible) les connexions sortantes vers des services externes, et vous serez plus résilient en cas de problème (coupure de connexion internet, etc.).

Le VPN est votre ami. C’est toujours embêtant de ne pas pouvoir se connecter à une machine de prod à distance à cause de restrictions IP, ou même de ne pas pouvoir accéder à certains outils réservés au réseau local de l’entreprise. En utilisant un VPN pour vous connecter au réseau de votre entreprise, tous ces problèmes disparaissent comme par magie.

En télétravail, on opte pour le bon matériel

Si vous utilisez plusieurs machines à la maison (un mac et un portable sous Linux par exemple) vous devriez jeter un oeil aux solutions de partage de clavier/souris comme Synergy, qui permettent de n’utiliser qu’une seul clavier/souris pour plusieurs machines. Ne pas se planter en tapant sur le mauvais clavier en faisant votre drop de base de données, ca peut vous sauver la vie ! Il existe également des clavier/souris sans fils à connexion multipoints, mais c’est moins pratique et ce n’est pas gratuit.

Pour ce qui est des écrans, évidemment, privilégiez un écran desktop à diagonale large ( >= 24 pouces) plutôt que l’écran de votre pc portable 13 pouces tout rikiki (pensez à vos pauvres cervicales !). Si vous pouvez en avoir plusieurs, c’est encore mieux. Il existe des switch HDMI/display port/DVI , qui permettent, si vous utilisez vos écrans personnels, d’éviter de débrancher/rebrancher les écrans tous les matins et tous les soirs. Une pression sur un bouton suffit à changer de source et ainsi repasser sur le PC perso quand l’heure du repos est arrivé !

Et pour la recette, ça se passe comment ?

Chez Kaliop, la team QA (Quality Assurance) est habituée à faire du télétravail, mais le fait que tout le monde soit en full télétravail nous oblige à être très attentifs aux projets en cours et augmenter notre communication.

Apporter plus d’attention aux projets et au planning

En full télétravail il faut être encore plus attentif au suivi des projets, notamment aux dashboards afin de bien anticiper les demandes de recette qui vont arriver. 

Pour cela il faut vérifier régulièrement l’avancement des projets dans le logiciel de suivi de tickets et de projet, et communiquer beaucoup par les outils de collaboration afin de ne pas perdre d’informations (demande de suivi d’avancement, de déploiement en recette, etc.) et d’avoir un planning à jour.

Automatiser les rapports, messages d’alerte sur les outils de collaboration

Vu que tout se passe à distance, il est important de continuer à informer les équipes sur la qualités des projets. 

Cette période nous force à encore plus communiquer avec les équipes sur les outils de collaboration, et donc à automatiser notre communication vers ces outils et plus particulièrement sur Slack avec des messages pour :

• indiquer lorsqu’un déploiement est lancé sur les différents environnements,
• le résultat des tests automatiques avec les tests OK/KO.

Nous faisons plus de rapports de tests manuels afin de mieux communiquer sur notre travail.

Mettre en place la CI/CD

C’est le bon moment pour continuer la mise en place de CI/CD (Continuous Integration / Continuous Delivery) sur de nouveaux projets. Depuis le télétravail forcé, les demandes de mises en place de tests automatiques et de déploiements continus augmentent.

La team QA est sollicitée pour mettre en place de nouveaux tests automatiques et aider les équipes sur l’automatisation des déploiements sous GitLab sur les projets qui ne l’ont pas encore en place.

Enfin, en cette période de télétravail,  c’est l’occasion de prendre du recul et d’analyser notre façon de faire les tests manuels et automatiques (stratégie de tests, outils, etc.), afin d’améliorer encore un plus la qualité de nos projets.

Merci à tous les contributeurs de cet article : Grégoire Meridjen, Laurent Poiret, Patrice Cristol et Marie-Pierre Mazzour. Et bravo à toutes les équipes Kaliop pour leur réactivité et leur engagement en cette période difficile <3