Immersion dans la vie d’un.e chef.fe de projet à Kaliop

Chez Kaliop, le rôle de chef.fe de projet (CP) est crucial. Il.elle a une place centrale dans la planification, la coordination et l’exécution des projets.
Le.la chef.fe de projet est le point de contact entre l’équipe Kaliop et le client. Il.elle est le garant.e de la qualité qui fait notre valeur ajoutée sur les projets.

Nous vous proposons aujourd’hui de découvrir trois chef.fe.s de projet : Caroline, Joëlle et Antoine. Ils.elles nous racontent leur quotidien, les enjeux et leur vision du métier de CP, plus particulièrement chez Kaliop.

• Caroline, véritable Montpelliéraine, a rejoint Kaliop il y a 2 ans après une reconversion professionnelle.
• Joëlle, maman de 2 grands enfants de 15 et 18 ans, est CP chez Kaliop depuis mai 2020.
• Antoine a rejoint l’équipe en tant qu’alternant, et travaille maintenant chez Kaliop depuis 6 ans, dans les bureaux parisiens.

Un chef.fe de projet, qu’est-ce que ça fait exactement ?

La mission principale d’un.e chef.fe de projet est de générer le plus de valeur possible pour nos clients. La valeur est au cœur de nos préoccupations, et tous nos efforts convergent dans ce sens.

Selon Antoine, cela passe notamment par le fait d’assurer le lien entre nos clients et les équipes pendant toute la durée de vie du projet. Ce qui implique une communication permanente et la mise en place d’une méthodologie adaptée aux besoins du projet. Les tâches sont diverses et c’est ce qui rend ce métier passionnant !

Joëlle aime dire qu’un.e CP est un mélange entre chef d’orchestre et pompier !

Il.elle va travailler en amont des projets pour comprendre le contexte technique et fonctionnel. Il.elle va ensuite piloter, encadrer et accompagner l’équipe en place sur le projet mais gère aussi la relation entre les différents intervenants : client, partenaires, équipe conseil… Enfin, il.elle va s’assurer que l’ensemble des points de vulnérabilité identifiés ont été résolus et que les critères qualité ont été respectés.

Et chez Kaliop plus spécifiquement ?

Pour Caroline, qui adore découvrir de nouvelles choses, la possibilité de travailler sur différents projets, parfois même sur plusieurs projets en même temps, est un vrai plus. Il n’y a pas de journée type et chaque projet est différent, on ne s’ennuie jamais et on découvre de nouveaux secteurs : tourisme, finance, santé…

Joëlle, qui avait fait ses armes dans le monde des éditeurs de logiciels dans des domaines plus spécifiques, apprécie également le fait de découvrir des domaines variés (e-commerce, santé, recherche…) et cela lui permet d’assouvir son besoin continuel d’apprendre et de découvrir, autant au niveau fonctionnel que technique.

Pour Antoine, ce qui fait la particularité de Kaliop, c’est la compétence et l’entraide, qui font partie de notre ADN. On peut compter les uns sur les autres, quelles que soient les problématiques que l’on rencontre, qu’il s’agisse de technique, de SEO, de design…

Le CP est impliqué dans la stratégie à mener sur les projets. La relation avec nos clients est une véritable relation de partenariat, les CP sont force de proposition sur les projets, dans une optique d’optimisation permanente.

Des projets stimulants et enrichissants !

Chez Kaliop, l’amélioration continue est un principe fondamental, qu’on applique à tous les niveaux. La remise en question est la clé de la progression, et chaque défi est une opportunité d’apprendre de nouvelles compétences !

Pendant le confinement, Joëlle a dû répondre aux exigences d’un projet dans un contexte très particulier. Pour faire tomber les barrières (délai, équipe et client à distance, défi technique…), elle a dû mettre en place une communication adaptée, de nouveaux rituels, faire preuve de plus de flexibilité et être force de proposition. Cela a été très formateur et l’a confortée dans son choix de carrière.
Cette expérience a renforcé sa confiance, en démontrant sa capacité à faire face aux défis imprévus et à en tirer des enseignements précieux pour son développement professionnel.

En ce moment, Antoine travaille sur un plateau mobilisant 6 développeurs ainsi que d’autres experts (QA, UX, Ops). Il travaille sur un projet de changement d’architecture, qui nécessite la mise en place d’une organisation solide et multidisciplinaire.
Cela lui permet d’avoir un rôle de proxy product owner et de travailler en binôme avec le Product Owner sur la rédaction des spécifications et sur la constitution d’une roadmap produit.

Les maîtres mots pour un.e Chef.fe de Projet : communication et organisation !

La communication : Caroline, Joëlle et Antoine s’accordent à dire que c’est LA compétence clé ! Savoir communiquer et transmettre les informations le plus clairement possible à l’ensemble des parties prenantes du projet est indispensable. Plus la directive sera claire et compréhensible, plus il y aura de chances qu’elle soit entendue et bien réalisée. Cela permet à tout le monde d’être bien aligné et évite les silos dans le projet.

L’organisation est également clé : pour respecter le fameux triptyque essentiel qualité/coût/délai, il faut savoir prioriser et avancer en gardant en tête l’objectif final !

Et la motivation, comment la garder à toute épreuve ?

“Face à un obstacle, il y a toujours une solution !” C’est le leitmotiv de Caroline. L’essentiel est de garder une communication transparente avec les équipes, les rassurer et reconnaître les efforts et le travail accompli pour que chaque interlocuteur se sente actif et valorisé dans le projet.

Pour Joëlle, il est primordial que les objectifs et attentes soient clairement définis dès le début du projet. Cela va donner de la visibilité et instaurer un climat de confiance, qui encourage les équipes à s’impliquer et à rebondir en cas d’obstacle.

“Le ou la chef.fe de projet doit être pessimiste”, nous confie Antoine en riant. Bien qu’optimiste dans la vie, Antoine rappelle l’importance de toujours identifier les risques potentiels en amont et de préparer un plan d’action.

Comment assurer une communication efficace ?

Revenons à la communication. Elle est essentielle dans ce métier. Et nos CP ont chacun.e leur méthode pour assurer une communication parfaite.

Joëlle préconise d’engager le dialogue avec les parties prenantes tôt dans la planification d’un projet. Cela lui permet de déterminer les besoins et les attentes de chacun et d’en tenir compte dès le départ. Elle s’assure d’être transparente et honnête en toute circonstance. Cela augmente le niveau de crédibilité et de fiabilité et donc met le client en confiance.
Avoir une écoute active est aussi un élément essentiel, qui permet de comprendre plus profondément les besoins, les préoccupations et les attentes du client, qu’ils soient explicitement formulés ou non.
Le tips de Joëlle : inviter les clients aux réunions de rétrospective en fin de sprint. En intégrant des boucles de rétroaction, on intègre le client dans le processus d’amélioration continue et on casse un peu la position client/prestataire pour ne former qu’une seule et même équipe, qui oeuvre à un objectif commun.

Pour Antoine, il y a 3 piliers pour être efficace dans sa communication, en interne comme en externe : être clair et précis pour être sûr d’être compris sur les objectifs du projet et éviter les malentendus (et potentiellement les retards), être ouvert à l’innovation et au partage d’idées (chacun doit pouvoir donner son avis et pouvoir le partager) et ‘être transparent pour établir une relation de confiance.

Enfin, pour Caroline, l’adaptation est au centre de sa méthode : elle reste à l’écoute et s’adapte constamment aux besoins des clients pour leur proposer des solutions.

Les défis, il y en a partout, même chez Kaliop !

Dans un environnement en constante évolution comme celui du monde de la transformation digitale, le défi principal est celui de l’adaptation !
Nous devons nous adapter à nos clients, qui eux-mêmes doivent s’adapter au marché, à ses évolutions et aux nouveaux usages des utilisateurs finaux.
Notre expertise, lorsqu’il s’agit des choix techniques (type de stack, choix du CMS, server ou client side rendering,..) et notre bonne connaissance du secteur d’activité et de l’organisation de nos clients nous permettent de les accompagner au mieux dans leur roadmap digitale.

Et la performance dans tout ça ?

Pour évaluer et améliorer continuellement les performances, nos CP s’appuient sur des outils spécifiques qu’ils.elles partagent avec nous.

L’Agilité faisant partie de l’ADN de Kaliop, nous privilégions la mise en place de méthodologies comme SCRUM ou Kanban, en nous appuyant sur les principes définis dans le manifeste agile.
Mais comme nous l’explique Joëlle, passer du « dire » au « faire » est un réel défi. Comme chaque projet est différent, il est impossible d’avoir une seule et même méthode appliquée.
Pour chaque cas, il est impératif de bien définir en amont la portée du projet ou de la solution recherchée et constamment la revisiter. Il faut innover et accepter de se remettre en question.
Pour cela, il faut être en capacité de mesurer la valeur produite lors des différentes itérations.
L’utilisation de l’outil Jira est très adaptée pour la rédaction des US, la constitution du sprint backlog, les assignations des US, le suivi du log de temps…
Comme dit Antoine : “Jira est notre meilleur ami au quotidien.”

Toujours en connexion avec Jira, Caroline affectionne particulièrement Looker Studio qui permet le suivi de la vélocité et de la santé financière du projet, et génère des graphiques très utiles pour réaliser de belles présentations des indicateurs auprès du client et des équipes.

Bien sûr, d’autres outils plus génériques d’administration complètent la gamme et restent indispensables à la gestion de projet afin de planifier, suivre le budget, et communiquer l’ensemble des éléments au client et à la direction, mais les CP chez Kaliop sont assez libres dans leur organisation et choix d’outils.

Quelles perspectives pour les chef.fe.s de projet ?

Nous encourageons toujours les collaborateurs à découvrir de nouveaux domaines et nous faisons en sorte de les accompagner dans leur montée en compétence tout au long de leur carrière.

L’accessibilité numérique est un sujet qui intéresse beaucoup les CP chez Kaliop, d’autant plus que le RGAA va voir son périmètre étendu à partir de 2025.
Antoine a par exemple eu l’occasion de suivre une formation d’introduction aux contraintes légales ainsi que sur les enjeux humains et techniques de l’accessibilité numérique. Kaliop l’accompagne pour aller plus loin en parvenant à être autonome sur un audit de site en 2024.

Joëlle, quant à elle, aimerait avoir un rôle plus axé produit, (PPO) et montre au quotidien ses compétences pour être embarquée sur des projets correspondant à ces besoins par de l’expérimentation.

Et puis bien sûr, il y a l’intelligence artificielle, qui vient bousculer les codes et les méthodes. Chez Kaliop, nous nous sommes emparés de cette innovation comme d’un outil nous aidant à booster notre efficacité opérationnelle. Qu’il s’agisse de gagner du temps dans la production de contenus (user stories, analyses de marché, etc.) ou de challenger nos productions, nous nous efforçons de mener une veille active pour tirer parti du meilleur des innovations technologiques, à chaque niveau du projet, y compris dans la chefferie de projet.

Vous avez envie d’en savoir plus sur la vie à Kaliop ? Plongez dans notre univers et découvrez notre quotidien, nos méthodes de travail, nos valeurs et notre engagement.