Digital workplace : quels outils et méthodes pour communiquer plus efficacement avec ses équipes ?

La situation actuelle, et en particulier le fait qu’elle impose des conditions de travail à distance, nous a démontré qu’il est plus que jamais utile et nécessaire de travailler avec des outils de communication performants. En matière de communication interne, outre le message, c’est le canal qu’il faut particulièrement soigner : communiquer sur des sujets internes de manière sécurisée, concevoir un outil pratique, fédérateur, collaboratif et efficace, adresser l’ensemble des collaborateurs, même les moins digitalisés… Comment faire de votre Digital Workplace un outil qui engage vos équipes et leur délivre de la valeur ?

Dressons un panorama des méthodes et outils disponibles pour concevoir et déployer rapidement des solutions pour mieux communiquer avec ses équipes.

Pourquoi votre Digital Workplace ne fonctionne pas ?

Le terme de digital workplace est arrivé récemment. Il désigne un nouveau lieu de travail digital, numérique, permettant à l’ensemble des collaborateurs de collecter et transmettre l’information pour pouvoir collaborer et échanger au mieux. Ce digital workplace va constituer une véritable pierre angulaire de la communication d’entreprise. Plusieurs terminologies sont également utilisées : on peut en effet parler d’intranet, d’extranet ou encore de chat interne. Finalement, le point central est bien évidemment le besoin de communiquer, une nécessité qui n’a jamais disparue mais qui semble être de plus en plus forte dans les entreprises aujourd’hui.

De l’intranet d’entreprise à la Digital Workplace

La logique même de l’intranet a énormément évolué depuis une dizaine d’années maintenant. Dans sa conception même, l’intranet était très central, très sécurisé et revêtait une approche verticale et monolithique : l’information était alors descendante et les interactions réduites au strict minimum. On pouvait également y trouver un portail d’outils métiers et une partie de gestion électronique des documents (GED) pour les versions les plus avancées. Aujourd’hui, ces espaces digitaux ont complètement changés : nous sommes arrivés à quelque chose de beaucoup plus collaboratif, plus conversationnel et bidirectionnel.

Lorsque l’on s’interroge sur les failles de son intranet, il faut tout d’abord se demander, au-delà de l’aspect digital, ce qu’est un espace de travail idéal : quels éléments rendent un espace de travail optimal dans un lieu de travail « réel » ?

Quelles sont les qualités d’un lieu de travail “réel” ?

• Un espace ouvert : l’information se diffuse de manière fluide et il est facile de savoir sur quoi les gens travaillent. Il n’y a pas de discussions à huis clos sur des projets secrets : les projets vivent ensemble et cohabitent, permettant la collaboration des équipes.
• Un espace collaboratif : il est aisé d’aller demander de l’aide à une personne que l’on considère pertinente sur un sujet. Toutes les conditions de la collaboration y sont réunies : salles de réunion, espace ouvert…
• Un espace horizontal : on ne ressent pas de hiérarchie dans l’occupation des locaux et chacun se sent faire partie d’une grande équipe.
• Un espace confortable : chacun a la place et le confort nécessaires pour travailler, sans gêner les autres.

Alors pourquoi votre intranet ne fonctionne pas ?

On comprend très vite après avoir listé les qualités d’un bon espace de travail que l’intranet classique, dans sa version initiale, ne dispose absolument pas de ces qualités. Comme dit précédemment, il a été construit dans une logique très cloisonnée avec une vision très limitée de l’activité globale de l’entreprise, et de celle des collaborateurs. L’intranet est alors très peu collaboratif, il dispose de très peu d’espaces projet et la capacité à partager des informations et du savoir devient minime. De plus, d’un point de vue ergonomique, les conditions d’utilisation de l’intranet sont contraintes et forcées : un accès sur desktop possible seulement au bureau, pas de version mobile, etc.

Ainsi, une dichotomie est vite apparue : il est devenu bien souvent compliqué de retranscrire la bonne ambiance générale d’une entreprise à travers son intranet. L’extension de l’espace de travail dans le domaine digital n’était pas fidèle à la réalité que vivaient les collaborateurs au quotidien dans leur espace de travail réel.

Les enjeux autour du Digital Workplace

Alors, stop ou encore ?

Devons-nous continuer à avoir des intranet ? Avons-nous encore besoin de ces espaces de communication ? On pourrait effectivement être tenté d’arrêter car un intranet est coûteux à mettre en place et à maintenir pour un résultat assez décevant. De plus, d’autres alternatives se profilent : utilisation des réseaux sociaux tels que LinkedIn pour se tenir informé des nouvelles de l’entreprise, utilisation d’une messagerie instantanée comme Slack pour communiquer en temps réel…

Faut-il alors vraiment conserver un intranet d’entreprise ? Et bien oui ! Le besoin de communiquer est toujours extrêmement important, et l’émergence de nouveaux comportements au travail et de nouveaux modes d’organisation, impulsés par la crise sanitaire, intensifient le besoin d’inventer de nouveaux espaces de travail digitaux. En effet, avec le télétravail généralisé, nous devons rendre possible l’extension du lieu de travail réel au domicile des collaborateurs ou à des lieux de co-working. Cet éloignement physique des individus amène donc de nouveaux challenges, notamment en termes de communication : à distance, plus d’efforts doivent être fournis par l’entreprise afin que les informations soient bien comprises et correctement perçues.

Il est capital d’inventer de nouveaux espaces de travail afin de répondre à de nouveaux besoins

De nouveaux besoins sont apparus ces dernières années et l’extension de l’espace de travail dans le domaine digital doit absolument y répondre.

• Le premier besoin est de créer de la connaissance, la stocker et l’utiliser. Créer de la connaissance et la stocker, c’est rendre possible la collaboration des équipes sur un projet, porté initialement par un seul collaborateur qui disposait à lui seul de toutes les informations et de toutes les compétences, mais qui grâce à un espace de travail accessible à tous, les partage en continue. Cela rendra alors possible la collaboration et facilitera la passation du projet à d’autres collaborateurs. C’est un gain de temps, de coûts et d’énergie pour l’entreprise. Les nouveaux espaces de travail doivent donc rendre possible un accès facilité aux documentations. 
• Le deuxième besoin est d’informer et de communiquer avec ses collaborateurs. La capacité d’interagir avec ses collaborateurs dans un espace de travail numérique doit être la même que dans la vie réelle. Les gens doivent pouvoir poser des questions, commenter, signaler une erreur si besoin. Le digital workplace doit être conversationnel et bidirectionnel.
• Le troisième besoin est de créer des espaces de collaboration. Les outils de collaboration en ligne sont nombreux et nécessaires aujourd’hui, la crise sanitaire et le télétravail imposé ayant supprimé toute possibilité de réunions physiques, d’utilisation de tableaux, de crayons, de post-it.

Ainsi, l’enjeu va être de passer d’un intranet vertical à une digital workplace ouverte et collaborative. Pour cela, il va falloir intégrer tous les usages que les collaborateurs ont au quotidien et la façon dont ils expérimentent leur environnement de travail.

Les nouveaux usages des Digital Workplace : une frontière floue

L’explosion du nombre d’outils disponibles a fait voler en éclat les frontières classiques, et il est important de comprendre leur rôle pour les utiliser au mieux.

Les digital workplaces modernes sont constituées d’une myriade d’outils plus ou moins connectés entre eux

Dans une digital workplace, on trouve tout d’abord un camp de base collaboratif ou en d’autres termes un intranet central, qui va permettre de créer des projets, transmettre de l’information, etc… Autour vont graviter des milliers d’outils, plus ou moins connectés à notre digital workplace, et plus ou moins connectés entre eux. L’enjeu va être de constituer un véritable écosystème avec tous ces éléments dont on dispose.

Collaboration en temps réel

Le premier outil marquant est la collaboration en temps réel. Il y a une dizaine d’années encore, collaborer ensemble en temps réel sur n’importe quel document via des solutions telles que Google Drive, Office 365, Miro, Figma ou encore des tableaux blancs interactifs relevait de la science fiction. Aujourd’hui, l’usage de ces outils est devenu complètement standard.

Ces avancées technologiques ont fait évoluer notre manière de penser et de concevoir un intranet d’entreprise. En effet, avant, les collaborateurs utilisaient les outils que leur donnait l’entreprise, cependant aujourd’hui, l’utilisation du service cloud est extrêmement facile : de multiples outils sont accessibles en ligne et sont gratuits pour la plupart. Ainsi, les gens se sont très vite emparés de ces outils et s’en servent au quotidien avec leur équipe. De ce fait, ces derniers se sont très vite diffusés et implantés dans l’écosystème de travail en entreprise. Ils ont donc révolutionné les digital workplace car ils ont permis de créer une nouvelle façon de collaborer. Ainsi, le temps réel doit être intégré dans notre réflexion globale quand on pense intranet.

Les échanges instantanés

Les échanges instantanés ont également révolutionné notre manière de concevoir une digital workplace moderne. Ils ont toujours plus ou moins existé, néanmoins en entreprise, ces messageries instantanées telles que Skype n’étaient pas très développées contrairement à aujourd’hui où nous pouvons bénéficier d’outils d’échanges instantanés hyper puissants comme Slack.

Ainsi, les outils collaboratifs en temps réel tout comme les outils de messagerie instantanée sont devenus de véritables digital workplaces à part entière pour certaines entreprises, qui n’ont besoin de rien d’autre. Google Workspace par exemple remplit toutes les fonctionnalités nécessaires à la collaboration et à la communication d’entreprise : gestion et stockage de documents électroniques, versioning, accès à plusieurs outils de productivité (Drive, Sheet, Doc, Slide…) et connexion possible avec une myriade d’autres outils collaboratifs, accès à sa boîte mail, à son agenda…

Slack permet lui une approche plus structurée en utilisant des channel pour chaque domaine/sujet dont on souhaite parler. Au lieu d’avoir des informations descendantes de la part des managers, tous les collaborateurs peuvent interagir instantanément pour poser des questions ou donner leur avis.

Cependant, ces deux outils ont des limites et ne peuvent constituer à elles seules des digital workplace : Google Workspace ou encore Office 365, bien qu’elles disposent de toutes les fonctionnalités nécessaires, suivent une logique de compétitivité et essaient d’avoir le time-to-market le plus rapide possible pour ne pas se faire devancer par les autres éditeurs d’outils collaboratifs, au détriment de l’interaction avec les autres outils de la suite : ils sont alors très cloisonnés et silotés. En ce qui concerne Slack, la gestion des documents n’est pas du tout adaptée.

Visioconférence et construction partagée des bases de connaissances

La visioconférence est également un autre besoin important qui ne cesse de se développer. La visioconférence était quelque chose qu’on faisait moins voire plus mais à présent, elle nous sert de substitution aux réunions physiques et permet de créer de vraies salles de réunion virtuelles.

Construction partagée des bases de connaissances

Ces outils sont construits sous forme de wiki avec des contenus croisés qu’on va pouvoir rechercher : façon la plus pertinente et la plus efficace de transmettre, partager et recevoir de l’information.

Conversation entre les entreprises et les salariés

Les salariés aujourd’hui ne désirent plus recevoir d’information descendante et verticale et souhaite beaucoup plus échanger avec la direction. Ces nouvelles digital workplace doivent le permettre.

Construction d’un écosystème grâce aux intégrations d’outils

L’important est de construire un écosystème grâce aux intégrations d’outils : il n’est plus question que ces outils travaillent en silo, de manière totalement cloisonnée. Ce qui est intéressant, c’est que tous ces outils aujourd’hui ont intégré dans leur ADN cette interaction par rapport aux uns et aux autres : en effet, les outils qui sortent aujourd’hui savent pertinemment que s’ils ne sont pas capables de s’intégrer avec les autres solutions du marché, ils sont voués à disparaître. Ainsi, s’intégrer avec les solutions du marché est vital. C’est pour cela que tous les outils proposent une marketplace permettant de se connecter entre eux.

Cependant, cela crée rapidement une chaîne écosystémique très complexe : des milliers d’outils sortent tous les jours, il est donc facile de se perdre dans l’illusion de l’efficacité. De plus, l’urgence fait souvent loi lors de la mise en place de nouveaux outils digitaux, ce qui nous pousse parfois à ne pas prendre le temps de bien les choisir.

Un des enjeux va être de rationaliser l’utilisation d’outils et d’essayer de la rendre commune. En effet, chaque utilisateur va créer son propre environnement de travail, cependant le problème qui se pose est de savoir comment faire pour créer au sein d’une entreprise un travail collaboratif où tous les collaborateurs utilisent les mêmes outils.

Pour cela, il va falloir concevoir une digital workplace de manière optimale pour qu’elle soit efficace et évolutive. Il va vraiment falloir sortir de l’habitude de concevoir un intranet à l’aspect hyper monolithique et se diriger vers une digital workplace évolutive, qui s’adapte en permanence aux besoins des collaborateurs et aux projets en cours. Il va évidemment falloir suivre et accompagner cette évolution par une maintenance continue de sa digital workplace.