Concevoir une plateforme intranet vraiment utile à vos collaborateurs

En cette période sanitaire particulière, vous rencontrez sûrement plus de difficultés que d’habitude à gérer vos équipes qui sont bien souvent à distance, en télétravail. Cette situation rend d’autant plus importante une bonne communication et le fait de garder du lien, pour vous assurer que vos collaborateurs vont bien et que leur travail se déroule correctement et dans de bonnes conditions.

Même si cette situation sera, nous l’espérons, temporaire, le travail à distance a de bonnes chances de devenir un modèle de travail pérenne et plus généralisé dans les années à venir.

Nous ne reviendrons pas sur les outils de communication directs, comme la visio conférence ou le chat, qui ont déjà été présentés dans un précédent article : Outils et conseils pour être efficace en télétravail. Dans cet article, nous nous concentrons davantage sur des solutions moins “intrusives” telles qu’une plateforme intranet ou une application mobile compagnon.

Quel type d’intranet pour quelles finalités ?

Que vous utilisiez déjà une plateforme intranet avec vos collaborateurs ou pas, il nous paraît pertinent de réfléchir à la manière d’animer et de faire vivre votre plateforme. En faisant le bilan des nombreux intranets que nous avons déployés, nous pouvons définir quatre grandes fonctionnalités d’un intranet : 

• La présentation d’information descendante : il s’agit de présenter à vos collaborateurs les informations clés de votre entreprise ou les grandes décisions stratégiques. Cela s’apparente pour moi à une newsletter.
• La bibliothèque d’informations : elle permet de faire de la gestion documentaire, de stocker et partager des informations stratégiques. La difficulté autour de ce type d’outil réside dans l’organisation de l’information, selon le volume de données à présenter, mais aussi de son importance dans l’activité quotidienne des collaborateurs.
• Le portail de services : il s’agit de regrouper l’ensemble des outils utiles à vos collaborateurs au sein d’un même portail : gestion des congés, agenda de réservation de salles, annuaire d’entreprise, gestion du temps… C’est un outil qui facilite l’organisation interne et logistique de l’entreprise, qui revêt une dimension très pratique. 
• Le portail participatif : il s’agit d’un outil qui permet de favoriser la collaboration via du partage de documents, des outils d’idéation, du chat, l’intégration de visio… Un portail participatif peut faire l’objet d’une organisation par groupe (groupes de travail, groupes fonctionnels, etc.) ou être utilisé par l’ensemble de l’entreprise. 

L’intranet pour mesurer et améliorer le bien-être des collaborateurs

L’intranet, au-delà de la transmission descendante

Les trois premières fonctions présentées ci-dessus ont bien sûr une utilité, mais on peut se dire qu’elles répondent à un besoin traditionnel de communication et d’organisation. Vous mettez à disposition de vos collaborateurs des outils pour faciliter leur travail. Même si ce sont des outils classiques, il ne faut pas négliger leur ergonomie, car vos utilisateurs risqueraient de se détourner de leur utilisation. 

Cependant, le partage d’informations, la bibliothèque d’informations et de documents et le portail de services ne permettent pas de collecter d’indications sur vos collaborateurs, ils ne permettent pas de répondre à la question : comment vont mes collaborateurs ?

Mesurer le bien-être de mes collaborateurs 

Pour proposer des mesures pour aider et accompagner vos collaborateurs, il est important de savoir avant tout comment ils vont. Il n’est pas indispensable d’investir dans des outils très complexes. Votre plateforme intranet peut intégrer un outil de sondage (des outils simples comme Google Form ou Typeform sont très puissants pour ce type de besoin). Cela permet, à travers quelques questions, de voir comment cela se passe pour un collaborateur à distance :  est-ce qu’il se sent bien, est-ce qu’il rencontre des difficultés, quelle est sa situation personnelle (isolement, conditions de travail…), est-ce qu’il arrive à déconnecter après une journée de travail, etc.  Cet outil nous paraît pertinent à la fois à l’échelle de l’entreprise pour mesurer “l’état” de vos collaborateurs, mais aussi à l’échelle d’un service pour permettre à un manager d’avoir des remontées informelles (voire anonymes) de son équipe.

Qu’est-ce qu’un intranet vraiment utile à mes collaborateurs ?

Dans une situation comme celle que nous vivons, les sociologues et analystes nous alertent sur les dangers de l’isolement. Votre plateforme intranet peut être un bon outil pour lutter contre cet isolement.

Place à la communication informelle 

Un portail collaboratif ou participatif est un outil qui doit vous permettre de mettre en place une logique de remontée d’information moins formelle. A travers cette fonctionnalité, il ne s’agit pas de demander à vos collaborateurs de fournir un compte rendu d’activité de 3 pages chaque jour sur ce qu’ils font ou comment ils se sentent. Cela doit simplement offrir la possibilité d’échanger et de collaborer plus facilement. 

Vos collaborateurs n’auront pas toujours le réflexe d’aller voir leur manager ou leur service RH s’il a un problème. Mesurer la situation des collaborateurs grâce à ce type d’outils permet d’avoir une meilleure vision d’ensemble et de mettre en place des actions pour améliorer la situation. Vous pouvez par exemple envisager des moments de regroupement (virtuels ou réels en fonction de la situation), prévoir un moment de “pause café” avec un collaborateur pour discuter de manière moins formelle ou encore de mettre en place des animations pour garder du lien entre vos équipes.

L’objectif du portail collaboratif est d’en faire un outil au service du bien être du collaborateur et de sa productivité. S’il devient contraignant de l’utiliser ou d’échanger de l’information (ascendante ou descendante), l’outil sera abandonné.

Comment accompagner les collaborateurs qui ne sont pas équipés d’ordinateur

Un autre outil pertinent pour vos collaborateurs qui ne travaillent pas forcément sur un ordinateur est de leur proposer une application mobile compagnon. C’est un format qui existe déjà dans le domaine de la santé depuis plusieurs années et dont les entreprises s’inspirent aujourd’hui pour leurs collaborateurs. Cela concerne notamment les salariés mobiles ou qui travaillent par exemple dans des usines. Ils n’ont pas toujours accès à un poste fixe pour se connecter à une plateforme intranet.  Vous pouvez alors leur proposer une application qui leur permet de recevoir de l’information sur la situation de travail actuelle dans l’entreprise. 

Pour aller plus loin, une telle application est également un bon levier de communication à double sens avec vos collaborateurs. Ils peuvent ainsi remonter des problèmes rencontrés sur site, dans leur situation personnelle, proposer des améliorations, etc. C’est un véritable levier d’échange entre une direction et ses collaborateurs.

Tirer parti de la situation pour améliorer les process

Les situations extrêmes comme celle que nous vivons ont souvent été le théâtre d’innovations qui ont changé, amélioré nos conditions de vie, de travail…

Ainsi, concevoir un intranet pour mieux accompagner vos collaborateurs en période de crise ou d’isolement, peut également être l’occasion d’améliorer vos process. On peut par exemple imaginer que l’application mentionnée plus haut peut aussi devenir un outil de production.

Si on y ajoute des fonctionnalités métier pertinentes , par exemple un outil qui prépare et organise la tournée d’un commercial, cela devient également un outil d’organisation performant. 

On peut aussi imaginer que l’application permet de facilement prendre en photo le dysfonctionnement d’une machine pour une personne qui travaille sur une chaîne de montage, ou de donner facilement accès à des informations en mode offline pour ceux qui n’auraient pas forcément accès à internet, soit en mobilité soit sur un site industriel…

Aujourd’hui, les portails intranet évoluent et tendent à créer plus d’interactions avec leurs utilisateurs. Que ce soit par la personnalisation de son interface, par la mise en place de solutions d’échanges ou via des outils collaboratifs, l’intranet a désormais une autre vocation : il fait partie du package qui améliore le bien-être en entreprise. 

Il ne suffit plus de concevoir les plateformes de communication interne comme de simples outils de transmission de l’information de manière descendante. Un outil pertinent et efficace doit également permettre d’ouvrir un canal de discussion simple, rapide, informel, voire anonyme, afin de pouvoir : 

• mieux comprendre vos collaborateurs
• vous assurer qu’ils travaillent dans de bonnes conditions
• leur permettre de communiquer plus facilement avec vous
• gagner en efficacité et améliorer vos processus de production

Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l’information circule dans leur entreprise. – Bill Gates