Pourquoi et pour qui faire un cahier des charges ?

Aux prémices d’un projet de création ou de refonte d’un site Web, un cahier des charges traduit un besoin qui n’est pas encore formalisé : il va donc évoluer dans le temps. Par ailleurs, ce document s’adresse souvent à plusieurs cibles, et devra par conséquent s’adapter à ses destinataires. Pourquoi est-il important de formaliser son besoin dans un cahier des charges, et à qui s’adresse ce document ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Du besoin initial au document final : une construction par étape

La première version du cahier des charges émerge souvent d’une prise de note informelle. Une fois le projet engagé, la deuxième version ajoute un volet financement et s’adresse souvent à des destinataires internes à l’entreprise, les sponsors (direction, métiers concernés).

Le cahier des charges inclut alors des éléments-clés :

• l’organisation : quelles vont être les parties prenantes du projet ?
• les actions : quelles réalisations concrètes doit couvrir le projet ?
• le budget : dans quel périmètre financier s’inscrit le projet ?
• le délai de réalisation : de combien de temps dispose-t-on pour réaliser le projet ?

Après la réponse favorable des sponsors, la version finale du cahier des charges est un document plus détaillé de 50 à 100 pages : il s’adresse à des prestataires extérieurs qui ne connaissent pas tout le contexte et ont besoin d’informations précises.

À qui s’adresse votre cahier des charges ?

Plusieurs types de prestataires peuvent vous accompagner pour la refonte de votre site Internet : agence de communication, entreprise de services du numérique (ESN), agence web, éditeur de solutions… Le type de prestataire dépendra de votre projet. En fonction du destinataire de votre cahier des charges, il vous faudra donc ajuster la manière de le présenter et de le rédiger. Par exemple, une ESN préfèrera un cahier des charges très précis d’un point de vue des spécificités techniques attendues, alors qu’une agence de communication sera particulièrement sensible aux messages à faire passer via votre site, au design attendu, etc.

En matière de graphisme, une agence de communication prendra plus de libertés et fera une proposition plus aboutie, alors qu’un éditeur de logiciels aura besoin de beaucoup de précisions pour cadrer et orienter sa réponse.

Quel type de projet pour quel type de prestataire ?

Il existe plusieurs types de plateformes Web, dont les plus courants sont les sites vitrines orientés marketing et communication, les plateformes orientées besoins métiers ou e-business et les progiciels – par exemple en comptabilité.

Le site vitrine

Un projet de création de site vitrine « marketing » s’adressera naturellement à une agence de communication, qui travaillera à la fois l’image de l’entreprise et sa communication sur le web. Il sera possible de faire un pack adapté à cette typologie de projets. Une agence web peut également convenir si elle dispose de compétences en marketing. Pour ce type de projet, l’ESN ou l’éditeur apparaissent peu adaptés.

La plateforme web

Un projet de plateforme web possède une identité graphique plus ou moins importante : pour un site e-business à forte composante communicationnelle et aux enjeux business très forts, le choix d’une agence web est pertinent. Certaines agences web sont plus communicantes, d’autres plus techniques : des compétences en marketing et design seront un atout. Une ESN est également indiquée pour ce type de projet. En effet, la bonne maîtrise des développements permet d’obtenir une plateforme web de qualité. Un éditeur de logiciel peut également être consulté pour certaines briques spécialisées du projet, comme par exemple une brique paiement ou une brique dédiée à l’emailing.

Le progiciel

Pour un projet de progiciel, nécessitant moins de communication, l’agence de communication et l’agence web ne sont adaptées que si elles sont spécialisées dans le développement sur-mesure. L’ESN apparaît comme une bonne solution pour un projet très spécifique (logiciel métier par exemple). Si les besoins restent plus classiques, un éditeur de logiciel sera parfaitement compétent.

Faut-il découper son projet en fonction des prestataires ?

Il est possible de découper un projet en plusieurs lots : un éditeur de logiciel fournit une brique de la solution, une agence web réalise le développement et une agence de communication se charge du graphisme. La meilleure solution reste toutefois de confier l’ensemble des lots à un même prestataire, possédant plusieurs spécialités et qui sera en charge de piloter l’ensemble du projet. Cela présente également l’avantage de n’avoir qu’un seul interlocuteur qui maîtrise toutes les dimensions du projet.

Bien réfléchir à ces préalables vous permettra de présenter un cahier des charges clair et aidera les prestataires à mieux répondre à vos besoins pour la refonte de votre plateforme digitale.