RSE, la préoccupation numéro 1 face à la crise

Parler de responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) n’aura jamais été autant d’actualité qu’en ces temps de crise.

En effet, depuis mi-mars, un certain nombre d’entre nous vit une expérience du télétravail inédite. Dans un contexte où les modalités de travail sont complètement redéfinies, où chacun se retrouve isolé chez soi, le fonctionnement de l’entreprise évolue et les relations de travail prennent une nouvelle dimension.

La crise sanitaire et le confinement ont plongé les entreprises dans une urgence exceptionnelle tout en les poussant à repenser la responsabilité de l’entreprise au sein de la société : la responsabilité vis-à-vis de ses parties-prenantes, sa raison d’être, sa capacité à anticiper et à gérer les éventuelles crises.

Face à cette prise de conscience, notre préoccupation majeure a été de nous interroger et de repenser notre façon de fonctionner et de collaborer mais également de soutenir une organisation devant s’adapter à de nouveaux enjeux sociétaux avec la volonté de maintenir plus que jamais une culture d’entreprise solide.

La prise en compte de ces évènements nous a rapidement amené à mettre en place un plan de continuité d’activité avec comme engagement numéro un d’accompagner les collaborateurs à faire face à cette crise.

Depuis le début du confinement nous nous sommes attachés à suivre les règles suivantes :

Communiquer et être transparent

Informer, communiquer, écouter a été la première de nos préoccupations.

En effet, réorganiser le travail en urgence peut être perturbant pour les collaborateurs qui vivent le changement. Pour les aider à s’adapter, nous avons rapidement mis en place différents outils destinés à leur apporter le maximum d’informations en temps réel.

Tout d’abord, sur notre plateforme de travail collaboratif, Confluence, nous avons développé un espace regroupant différentes informations telles que :

• Des informations RH autour des sujets de santé reliés à la crise (gestes barrières, détection des symptômes etc.), des conseils autour de la gestion du télétravail et du confinement ainsi qu’une liste des interlocuteurs dédiés par sujet pour orienter comme il se doit les collaborateurs dans leurs relations à distance ;
• Des conseils autour des outils de communication et d’animation à disposition des collaborateurs pour continuer leur activité ;
• Des idées et ressources pour bien vivre le confinement (formations, sport, loisirs etc.).

Cette période exceptionnelle nous a également amené à renforcer nos temps forts d’échanges entre nos agences françaises et internationales, en partageant nos bonnes pratiques et retours d’expérience avec nos confrères canadiens et polonais. 

Pour ce faire, nous avons créé en plus de nos rendez-vous hebdomadaires habituels, un rendez-vous supplémentaire permettant de faire le point en milieu de semaine et d’apporter de la visibilité sur les actualités liées au Covid-19 tout en répondant aux questions des collaborateurs. 

Maintenir le lien social

Le dispositif de télétravail n’est pas nouveau chez Kaliop car nous proposons à nos collaborateurs jusqu’à 2 jours de télétravail régulier par semaine, en plus de la possibilité d’effectuer occasionnellement du télétravail quand cela semble nécessaire à l’organisation de nos salariés.

Néanmoins, il est clair que l’expérience que nous sommes en train de vivre est très différente de celle vécue en télétravail jusqu’alors par les équipes car ce dernier se double de l’obligation du confinement et n’est pas à la même échelle que ce soit en termes de durée ou de personnes concernées.

Pour maintenir du lien social entre les collaborateurs, nous avons décidé de redessiner un environnement de travail, cette fois-ci virtuel grâce à des outils de communication tels que Discord avec ses salles de réunions, sa machine à café et même ses afterwork ou encore beaucoup de visioconférences grâce à des outils tels que Google Meet.

Afin de toujours plus encourager les équipes à maintenir un esprit de convivialité, nous avons mis en place de manière quotidienne des temps d’animation sur la pause déjeuner notamment, permettant aux collaborateurs de se retrouver le temps d’un quizz ou d’une énigme.

Enfin, afin de partager tous ensemble notre quotidien pendant le confinement, nous avons proposé aux collaborateurs de jouer le jeu de l’interview vidéo en répondant à quelques questions leur permettant également de faire passer un message à leurs chères équipes.

Ces vidéos, étant par la suite partagées au sein de l’entreprise, sont également l’occasion de voir si la barbe de Martin est plus longue que celle de Thomas 😊

Réadapter nos process RH

Qui dit réorganisation du travail dit réorganisation de certains process.

Eh oui, le confinement est devenu la règle, pour autant, l’activité continue et l’intégration des nouvelles recrues doit aussi être repensée. Une occasion d’innover en matière d’onboarding en créant un parcours d’intégration totalement à distance.

Evènement important dans l’expérience du collaborateur, nous essayons de faire en sorte que tout se passe dans les meilleures conditions possibles : envoi du matériel à domicile, signature électronique des documents d’embauche, parcours personnalisé, interactions amplifiées, suivis encore plus réguliers etc.

Nous avions certes déjà une culture du télétravail bien ancrée mais travailler dans une équipe sans s’être jamais vu auparavant, c’est inédit ! Il a fallu donc plus que jamais veiller à maintenir une collaboration accrue entre les différents services et accompagner les nouvelles recrues comme les managers à réussir l’expérience de l’onboarding à distance.

Accompagner les managers dans leur rôle face à la crise

“Management de crise, me voilà…” et avec lui un lot d’interrogations : comment gérer sa vie entre angoisse personnelle, scolarité à assurer pour les enfants, soutien auprès de ses proches, mais aussi équipe à soutenir et à faire perdurer dans ses objectifs ? Autant de challenges à assurer dans un environnement incertain.

Ces managers qui ont un rôle fondamental et porteur de sens pendant cette période doivent aussi être accompagnés pour traverser cette crise au même titre que leurs équipes et cela d’autant plus qu’ils sont des relais de proximité afin de relever d’éventuelles alertes et d’être réactifs face à elles. C’est pour cela qu’un binôme avec les ressources humaines est important durant cette période afin d’assurer un bon suivi des collaborateurs et des projets.

Il est ainsi important de préparer les managers à la gestion de cette crise : par exemple à travers des ateliers leur donnant les clés pour s’adapter au changement que nous impose le confinement et connaître les codes de conduite du management à distance : communication, transparence, confiance, gestion du temps etc. Autant de règles qui leur permettront de ne pas perdre le lien avec leurs équipes.

Rester solidaire

Pour terminer, parlons santé et solidarité. Au-delà de nos actions en interne pour réorganiser le quotidien des équipes, il était important pour nous d’agir pour la société dans son ensemble.

Même si cela peut paraître dérisoire et que notre réel engagement repose sur le fait de rester chez nous, nous voulions participer nous aussi au soutien apporté à l’ensemble du personnel soignant.

Pour ce faire, nous avons décidé de leur apporter le plus de vitamines possibles en envoyant un panier de fruits venant de nos prestataires – Les Vergers du Gally et Pozpom– directement aux hôpitaux Saint Antoine à Paris XII ainsi qu’à l’association Les Amoureux de la Vie, qui offre des repas aux personnes en situation de précarité. Une manière de leur dire merci pour leur courage au quotidien.

Toujours dans le thème de la solidarité, nous avons eu l’opportunité d’offrir aux associations montpelliéraines,Passe-Muraille, l’ITEP Nazareth et 3MTaekwondo, une trentaine d’ordinateurs. Ces associations offrant du soutien scolaire ont donc pu avoir le matériel nécessaire pour venir en aide aux familles en difficulté pendant cette période.

Parce que tout changement demande de prendre du recul, nous avons développé en parallèle un questionnaire à destination des collaborateurs pour leur permettre de s’exprimer et de faire le bilan sur ces premières semaines de confinement et de télétravail. L’occasion pour nous d’avoir un retour d’expérience et d’être dans une démarche agile d’amélioration continue.

Cette période nous marquera tous c’est certain, alors faisons en sorte de la marquer à notre tour par notre attitude positive, bienveillante et solidaire mais aussi par l’exemplarité à avoir auprès de nos collaborateurs pour les accompagner face à cette crise.